LA COMMUNE DE SAINT-PIERRE D’IRUBE / HIRIBURU
(4 879 habitants – Communauté d’Agglomération Pays basque)
Département des Pyrénées-Atlantiques
RECRUTE
UN AGENT D’ACCUEIL POLYVALENT
(Poste à temps complet)
Cadre d’emplois des ADJOINTS TECHNIQUES TERRITORIAUX
I. ACTIVITÉS PRINCIPALES
Sous l’autorité de Monsieur le Maire et sous la responsabilité de la Directrice Population et Éducation, vous serez plus particulièrement chargé(e) d’accueillir, informer et orienter les usager, mais aussi de les accompagner dans leurs requêtes administratives. À ce titre, vous accomplirez notamment les tâches suivantes :
ACCUEIL :
- Du public au téléphone ou physiquement (standard de base)
- Prise d’inscriptions évènements divers
- Prise de rendez-vous avec le Maire et les élus
SCOLAIRE et PÉRISCOLAIRE :
- Inscriptions scolaires : recueil des pièces et remise de formulaires
- Inscriptions des familles aux services périscolaires communaux : CLSH, transport, cantine (annuel)
- Tarification QF cantine
SECRÉTARIAT :
- Secrétariat des services administratifs, des élus
- Standard Mairie
- Dématérialisation des actes (ACTES + marchés publics)
- Mise en ligne des documents sur le tableau numérique
- Urbanisme administratif en l’absence de l’agent d’accueil n°1
COURRIER :
- Ouverture et enregistrement du courrier (registre Mairie)
- Distribution interne après visa du DGS et du Maire
- Frappe de courrier Mairie
- Courrier signé : gestion des parapheurs, enregistrement, copies et envoi
- Courrier départ : affranchissement, mise sous pli, chrono
- Gestion du courrier électronique Mairie
ÉTAT CIVIL, POPULATION :
- Constitution des dossiers d’état civil : mariage, décès
- Enregistrement des avis de naissance
- Dossiers et enregistrement des PACS
- Renseignements concernant le Cimetière communal
- Inscriptions électorales, édition de documents électoraux
- Recensement militaire
URBANISME ADMINISTRATIF :
- Réception et contrôle des dossiers déposés, tenue du fichier informatique (PC, DP, CU, PA) et des DIA
- Gestion des parapheurs et envoi.
II. COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES REQUISES
- Formation requise : Bac pro (services aux personnes et aux territoires ou gestion administration) ou BTS spécifique aux métiers administratifs,
- Connaître les outils de bureautique WORD, EXCEL, MAGNUS et les logiciels spécifiques à l’ubanisme, à l’Etat-Civil et au Cimetière (concessions),
- Connaître les techniques et outils de communication (Gmail, site internet,…),
- Connaître le fonctionnement du standard téléphonique, d’Internet,
- Connaître l’organigramme de la commune pour orienter le public,
- Connaître les techniques de secrétariat,
- Connaître les règles de base en orthographe et grammaire,
- Être efficace, organisé et rigoureux,
- Apprécier le travail en équipe,
- Capacité d’initiative et de réaction dans la gestion des accueils,
- Savoir gérer les situations relationnelles difficiles,
- Connaître les procédures d’urgence (incendie, incident, malaises…),
- Notions de secourisme (en raison de la proximité avec le public),
- Langue basque appréciée.
III. CONDITIONS D’EXERCICE
- Disponibilité, adaptabilité, polyvalence, rigueur et écoute active,
- Pics d’activités liés aux échéances et aux différents dossiers,
- Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve,
- Capacité d’écoute et aptitudes relationnelles,
- Déplacements ponctuels : cimetière et sous-Préfecture,
- Travail en équipe : 3 agents, dont la Directrice Population et Education,
- Activité définie, supervisée et évaluée par le supérieur hiérarchique,
- Relations permanentes avec l’ensemble des Services municipaux, avec le public
- Relation régulières avec le Procureur, le Parquet civil, la Préfecture et les services funéraires,
- Garant de l’image du service public de la commune (bonne attitude, comportement adapté et tenue vestimentaire correcte).
IV. DÉPÔT DES CANDIDATURES
Date limite de dépôt des candidatures : le 15 FEVRIER 2019 à 16 heures.
Les candidatures devront être déposées par voie électronique sur le site www.cdg-64.fr, onglet “Emploi et recrutement”, rubrique “Offres d’emploi”, puis “Postuler à un recrutement suivi par le CDG 64” ou à l’aide du lien suivant : http://recrutement.cdg-64.fr/recherche.php
Les correspondances seront adressées aux candidats par courriel (convocations, lettres de réponse). Il est impératif de consulter régulièrement votre boîte de réception mail et les courriers indésirables.
V. POUR TOUT RENSEIGNEMENT COMPLÉMENTAIRE
Pôle Recrutement du Centre de Gestion – Tél 05.59.90.18.23 – recrutement@cdg-64.fr
VI. POSTE À POURVOIR
1er AVRIL 2019. Une période de tuilage est envisagée.